Geschichten aus dem Büro: Als Prokrastination noch Wiedervorlage hieß

Eine Erinnerung an jene Epoche, in der man einen Vorgang noch weglegen konnte, ohne dafür auf „Später erinnern“ klicken zu müssen.

Es gab eine Zeit, da war das Büro noch kein Workspace, sondern schlicht das Büro. Mit Schreibstube, Registratur, Fakturenabteilung und Lohnbüro. Auf den Schreibtischen standen keine Monitore, sondern Telefonapparate von beachtlichem Eigengewicht, Locher, Stempelkarussells und Aschenbecher. Letztere gehörten praktisch zur Büroausstattung. Wer nicht rauchte, hatte trotzdem einen.

Im Schreibbüro klapperten die Maschinen. Das Geräusch mehrerer mechanischer Schreibmaschinen hatte etwas von einer kleinen Fabrikhalle: tack-tack-tack, Klingel, Ratschen des Wagens, nächste Zeile. Wer sich vertippte, konnte nicht einfach die Rücktaste drücken und so tun, als sei nichts gewesen. Ein Tippfehler war ein Ereignis.

Es gab Radiergummis für Schreibmaschinen, später Tipp-Ex, und für wichtige Schriftstücke blieb im Zweifelsfall nur: noch einmal von vorn.

Besondere Könnerinnen schrieben nach Diktat. Der Chef sprach einen Brief ins Diktiergerät oder diktierte ihn unmittelbar der Sekretärin, die in Kurzschrift Zeichen aufs Papier brachte, die für Außenstehende ungefähr so lesbar waren wie eine ägyptische Grabinschrift. Wenig später lag der fertige Brief zur Unterschrift auf dem Schreibtisch.

Natürlich nicht allein.

Darunter lagen die Durchschläge.

Kohlepapier – auch Blaupapier genannt – war eine jener Erfindungen, deren Bedeutung heute kaum noch zu vermitteln ist. Man spannte mehrere Bögen samt Kohlepapier in die Schreibmaschine und erzeugte auf diese Weise Kopien. Wer kräftig genug in die Tasten haute, bekam drei oder vier halbwegs lesbare Exemplare zustande. Das unterste sah häufig aus, als sei der Brief bereits hundert Jahre alt.

Dann wurde verteilt.

Ein Exemplar für die Registratur, eines für die Fakturenabteilung, eines zur Kenntnisnahme an Herrn Müller und das Original „zu Händen Herrn Direktor Dr. Soundso“.

Dort wurde gelesen, abgezeichnet und weitergereicht.

Dafür gab es die Umlaufmappe.

Die Umlaufmappe war ein Meisterwerk der Büroorganisation. Sie wanderte gemächlich durch die Abteilungen, verweilte auf Schreibtischen, verschwand unter Aktenstapeln und tauchte nach Tagen an Orten wieder auf, an denen niemand sie vermutet hatte. Jeder setzte sein Kürzel darunter und bestätigte damit, von einer Sache Kenntnis genommen zu haben.

Was keineswegs bedeutete, dass er sie gelesen hatte.

Manches kam anschließend in die Wiedervorlage.

Die Wiedervorlage war die amtlich legitimierte Form der Prokrastination.

Man musste eine unangenehme Sache nicht erledigen. Man versah sie lediglich mit einem Datum.

Schon war aus dem Aufschieben ein Verwaltungsvorgang geworden.

Eine kulturelle Leistung, deren Bedeutung bis heute unterschätzt wird.

Überhaupt besaß Papier eine erstaunliche Wanderschaft. Schriftstücke gingen „in den Geschäftsgang“, wurden vorgelegt, zurückgereicht, abgezeichnet, abgeheftet oder zur gefälligen Kenntnisnahme weitergegeben. Wer einen Vorgang suchte, begab sich in die Registratur.

Dort herrschten Aktenordner und Karteikästen.

Karteikästen waren gewissermaßen Datenbanken aus Pappe. Sie benötigten keinen Strom, kein Passwort und kein Update. Allerdings besaßen sie einen gravierenden Nachteil: Wenn Frau Schmitz die Karte unter „M“ statt unter „S“ abgelegt hatte, war der Datensatz für die nächsten dreißig Jahre praktisch verloren.

In größeren Betrieben gab es bereits geheimnisvollere Dinge.

Lochkarten zum Beispiel.

Sie waren die Vorboten jener Welt, in der wir heute leben. Kartonstücke mit ausgestanzten Löchern, auf denen Maschinen Informationen lesen konnten. Ganze Stapel davon wurden ehrfürchtig durch die Gegend getragen. Wehe dem, der sie fallen ließ und die Reihenfolge durcheinanderbrachte. Ein solcher Zwischenfall konnte aus einem hoffnungsvollen jungen Angestellten binnen Sekunden einen gebrochenen Mann machen. Ich habe mal in einem heißen Sommer als Lehrling die EDV-Abteilung betreten. Dort standen die Fenster sperrangelweit offen und es geschah, was passieren musste: die auf dem Tisch gestapelten Lochkarten wurden vom Winde verweht. Ich hatte das Vergnügen über Stunden eine Art Neuordnung herbeizuführen. Unvergessen.

Auch gerechnet wurde selbstverständlich. Dafür standen Rechenmaschinen bereit, mechanische oder elektrische Ungetüme, die bei der Arbeit ratterten, schnarrten und Zahlen auf Papierstreifen druckten. In der Faktura wurden Rechnungen geschrieben, im Lohnbüro Lohntüten vorbereitet und in der Buchhaltung Konten geführt.

Niemand arbeitete im „Finance Department“. Man war in der Buchhaltung. Und jeder wusste, was damit gemeint war.

Für besonders eilige Mitteilungen gab es Fernschreiber und Telex. Später hielt das Fax Einzug und erschien wie Zauberei. Ein Blatt wurde hier hineingeschoben und kam wenige Augenblicke später irgendwo anders wieder heraus. Ein bisschen schief vielleicht und mit einem schwarzen Balken versehen, aber immerhin.

Das Fax war die E-Mail des Mannes mit Ärmelschonern. Und wie es sich für eine epochale deutsche Errungenschaft gehört, weigert es sich bis heute standhaft auszusterben.

Zwischendurch kam die Hauspost. Manchmal durch ein verzweigtes Netz von Rohren. Die Rohrpost war hochfunktional über mehrere Stockwerke hinweg. Fast so fix wie E-Mails — nur räumlich begrenzt.

Ein Mitarbeiter schob einen Wagen durch die Flure und verteilte Umschläge, Mappen und Schriftstücke. Manche davon hatten bereits mehrere Abteilungen durchlaufen und trugen Stempel, Paraphen und handschriftliche Vermerke, bis kaum noch zu erkennen war, worum es ursprünglich gegangen war.

Das war der natürliche Lebenszyklus eines Vorgangs. Natürlich wurde in diesen Büros auch gearbeitet. Aber nicht ununterbrochen.

Man ging zu einem Kollegen hinüber, hielt einen Schwatz, holte Kaffee oder besprach auf dem Flur eine Angelegenheit, die mit dem Betrieb nur entfernt zu tun hatte. Heute würde man daraus vermutlich ein „Cross-Departmental Networking“ machen und anschließend einen Workshop darüber veranstalten.

Damals hieß es: „Ich geh mal eben rüber zum Willi.“ Und wenn Willi nicht da war, ging man eben zu Erwin. Irgendwann erschienen die ersten Computer, und mit ihnen begann das große Versprechen vom papierlosen Büro.

Seitdem haben wir mehr Papier produziert als jemals zuvor.

Aus der Schreibstube wurde das Sekretariat, daraus das Office Management. Die Faktura wurde zum Accounting, die Personalabteilung zu Human Resources und schließlich People & Culture. Die Besprechung mutierte zum Meeting, aus der Arbeitsgruppe wurde die Taskforce und aus dem schlichten Nachfragen ein Follow-up.

Die Umlaufmappe verschwand.

Dafür bekommen heute zwölf Menschen eine E-Mail in CC, damit jeder darüber informiert ist, dass keiner zuständig ist.

So groß ist der Unterschied also gar nicht.

Nur die Wiedervorlage sollten wir unbedingt wieder stärker pflegen.

Denn während heutzutage jeder von Zeitmanagement, Priorisierung und Workflow-Optimierung redet, hatten unsere Altvorderen das Problem längst gelöst.

Sie nahmen den Vorgang, stempelten ein Datum darauf und legten ihn weg.

Bis dahin hatte er gefälligst zu schweigen.

Manchmal war die alte Bürowelt ihrer Zeit eben weit voraus.